Jaga bort dina tidstjuvar
Publicerad 2014-06-24
Är du en tidsoptimist, har svårt att säga nej, skjuter gärna upp saker och prioriterar lite skevt?
Hitta dina tidstjuvar och få flow i vardagen!
Egentligen är det så enkelt. Vi vet att vi inte kan ta på oss för mycket för då orkar varken hjärnan eller kroppen till slut. Många äro de som gått in i den berömda väggen. Men ändå gör vi det, om och om igen. Varför?
– Många vill vara snälla, andra vet inte hur man prioriterar eller säger nej. När vi dessutom blir stressade blir vi ännu sämre på att ta bra beslut. Och vissa vet helt enkelt inte hur man gör för att bli mer effektiv, säger Marie Westling, effektivitetskonsult som hjälper människor att bli mer effektiva, både på jobbet och hemma.
Vi klarar av sju saker samtidigt
Enligt vetenskapliga studier kan främre delen av hjärnan, frontalloben, inte hantera mer än sju saker samtidigt. Det går att lära sig hur man kan ”hänga på” fler saker, men sju övergripande saker är vad vi pallar. Alltså, om du oroar dig för barnen, ska besiktiga bilen, har ont någonstans och de dessutom börjar borra i rummet bredvid så vips – du har upptagit fyra platser direkt. När du sedan fyllt de andra tre platserna med jobb eller storhandling är det omöjligt för hjärnan att ta ytterligare beslut som är välavvägda och genomtänkta.
– Det är då människor skyller på att de har dåligt minne, fast de inte har det. De har bara för mycket i huvudet. Nyckeln till att bli mera effektiv är självkännedom och att våga kommunicera med vår omgivning hur vi faktiskt har det, säger Marie Westling.
Ställ inte upp bara för sakens skull
För att bli mer effektiv måste du prioritera och fokusera. Och du måste välja bort och kanske göra saker annorlunda. Om jobbarkompisen frågar om du kan hjälpa till så fråga när det ska vara klart och om det måste göras nu. Kollegan vet inte vad du har på ditt bord så tala om det och kom överens om när du eventuellt kan göra det.
– Många pressar sig in i normen för hur det ska se ut och tar på sig mer och mer. De vill bli bekräftade som den goda som hjälper till och ställer upp, men det blir i slutändan aldrig speciellt effektivt för personen i fråga, säger Marie.
Många är rädda att tala om sina svagheter, men vi är inte likadana och vi har olika förutsättningar för att fungera som bäst.
– Om du behöver sitta ostört när du jobbar, kunna sluta tidigare en dag i veckan eller komma överens med partnern om vem som ska göra vad hemma så är det ett steg mot att bli mer effektiv. Så tala om det! Det är att ta ansvar för sig själv och för sitt jobb och sin familj, säger Marie.
SÅ BLIR DU EFFEKTIV
Töm hjärnan
Skriv en kom ihåg-lista. En att göra-lista har ett inbyggt krav att sakerna måste göras. Skriv ner och lägg undan. Gå tillbaka när du kan och orkar.
Ta mikropauser!
Blunda i 10 minuter så hinner hjärnan i kapp. Och tycker du det är svårt så gör en bodyscanning. Tänk igenom hela din kropp från tårna till huvudet, då har du pausat och kan starta om dig själv.
Satsa på dina styrkor!
Alla kan inte göra allting, så välj bort det som faktiskt inte är ditt bord eller som någon annan kan bättre.
Fokusera inte på allt!
Skriv en lista på vad som ska göras. Allt som poppar upp i huvudet. Du får sedan bara välja en sak att göra. Svårt, säger många. Ja, det kräver övning! Men bara en sak per dag.
Välj dina strider!
Var lägger du din energi? Är det på det som är bra för dig eller vill du hjälpa alla andra? Om inte du mår bra så kan du inte hjälpa någon till slut.
Så undviker du de värsta tidstjuvarna
”Jag blir avbruten, tappar fokus, och det tar tid att hitta tillbaka till det jag höll på med”
Gör så här: Du behöver jobba ostört för att få fokus och koncentration. Prata med familj och kollegor så de vet när du är tillgänglig och när du inte får störas. Stäng av notifikationer från mejlen och telefonsignalen under denna stund.
”Jag stressar från det ena till det andra och kommer för sent”
Gör så här: Du är en tidsoptimist som behöver bli tidsrealist. Du kan inte planera din dag efter det ideala läget, det finns sällan. Du behöver lägga till marginaler i din tidsplanering och räkna med förflyttningstid och ha en plan B ifall det kör ihop sig.
”Min inkorg i e-posten är överfull och det stressar mig”
Gör så här: Gör en nystart i din mejlhantering. Skapa en mapp som du kallar ”Arkiv”, dit flyttar du alla dina mejl i inkorgen, på så sätt får du snabbt tomt men behöver inte lägga tid på att sortera och bedöma alla mejl. Skapa några få relevanta mappar som du använder för att sortera in alla nya mejl som behöver sparas. Släng bort de som inte behöver åtgärdas eller sparas!
”Jag kommer inte i gång och skjuter upp saker”
Gör så här: Saker att göra tar den tid man avsatt för dem. Har du inte avsatt någon tid för det du ska göra? Gör en lista över det du har skjutit upp och hitta de viktigaste uppgifterna. Avsätt tid i kalendern och fira när du är klar!
”Jag har svårt att avsluta en uppgift, jag vill att den ska vara helt perfekt”
Gör så här: Det är bra att vara noggrann, men när perfektionismen blir en tidstjuv är det dags att tänka till. Sänk dina ambitioner och nöj dig med good enough när det inte krävs mer. Spara din tid till de uppgifter som verkligen behöver vara 100 procent!
”Det känns som om hela dagarna går till att leta efter saker”
Gör så här: Börja strukturera upp ett område i taget. Kontoret, köket, verkstan… Dina saker ska ha sin egen plats och alltid läggas tillbaka efter användning. Platsen får gärna vara utmärkt med en etikett så att alla ser var saken hör hemma. Släng allt som inte används.
”Jag kan inte säga nej!”
Gör så här: Vilka mål har DU? När nya saker dyker upp kan du väga dem mot dina mål – kommer de att hjälpa till att nå målen eller inte? När du vet vart du är på väg kan du lättare prioritera de beslut du tar.
”Jag blir så frustrerad på tekniken som inte vill samarbeta med mig!”
Gör så här: Du har mycket att vinna på att sätta dig ner och lära dig din teknik. Det finns många smarta funktioner som kan underlätta din vardag. Har du svårt att läsa dig till hur det fungerar så be om hjälp! Någon i din närhet ligger steget före och kan visa dig.
”Jag har så dåligt minne”
Gör så här: Hjälp dig själv att minnas! Lita inte på att du ska hålla det i minnet. ”Gör det nu”-regeln är en bra regel. När du kommer på något du ska göra eller ta med dig – gå direkt och lägg ner det i väskan eller skriv upp det.
